Dremefa bv bouwt samen met de medewerkers aan een veranderende organisatie

September 14, 20111 Comment

Dremefa bv  is in de Benelux  marktleider op het gebied van fietszitjes voor kinderen en heeft de ambitie om dit ook in de rest van Europa te worden. Om dit te realiseren hebben ze Schel Management Strategen  gevraagd hun te helpen op de reis naar de top.

Het begon in 2006 toen besloten werd om de divisie autostoeltjes af te stoten en door te gaan met de ontwikkeling, productie en verkoop van fietszitjes onder de merknaam Bobike en bijbehorende accessoires. Samen met Schel Management Strategen is het management team van Dremefa bv 2 dagen de hei op gegaan om een nieuwe visie en missie te bepalen voor de daarop volgende 5 jaar.
De volgende stap was om de visie te vertalen naar strategische thema’s en kernwaarden. Tijdens een brainstorm sessie is bedacht wat de kernwaarden zijn voor een goede samenwerking.  Hierbij stonden collegialiteit, respect, verantwoordelijkheid, open communicatie en ordelijkheid en netheid hoog in vaandel. Om de medewerkers hier aan te blijven herinneren  heeft iedereen een kubus op zijn of haar werkplek staan met deze woorden erop. Ook zijn er gedragstrainingen georganiseerd om medewerkers hierbij te helpen.  De strategische thema’s die n.a.v. de visie bepaald waren, zijn omgezet naar concrete doelen die er op gericht zijn om de efficiëntie en de kwaliteit van de werkprocessen en de producten van Dremefa bv te verbeteren en te innoveren. Deze doelen zijn opgenomen in een Strategische Dashboard om de samenhang tussen de doelen zichtbaar te maken.
Elke managementlid is eigenaar geworden van meerdere doel en heeft een team van medewerkers van verschillende lagen en afdelingen in de organisatie om zich heen verzamelt om samen tot een idee te komen om het doel te behalen.  Zo is er voor het doel “kwaliteitszorg” bedacht dat de organisatie ISO gecertificeerd moesten worden. Om innovatiestructuren efficiënt te laten verlopen wordt er gewerkt via het principe van VOORT; Vertrekken, Ontdekken, Ontwikkelen, Reflecteren, Terugkeren. Is er een klachtenregistratie systeem, genaamd Smile, ontwikkeld waarin zowel de externe klachten als de interne klachten worden vastgelegd en toegewezen aan een verantwoordelijke om de klanttevredenheid te verhogen. En bepaalt Dremefa bv nu wat retour gestuurd wordt en niet meer de klant of leverancier.

Na een vliegende start  vol nieuwe ontwikkelingen en ideeën, begon het op een gegeven moment toch weer een beetje in te zakken.  Sommige doelen werden niet meer behaald omdat de uitvoerende in een cirkel beland waren waar ze niet meer uitkwamen en de rapportage bleek ook niet efficiënt te zijn.  Eind 2009 was het dus tijd om opnieuw met Schel Management Strategen om tafel te gaan zitten om de doelen en de rapportage wijze te herzien. De visie en missie was voor 5 jaar waren vastgelegd, en deze was nog steeds actueel.
De doelen die reeds behaald waren gingen van de lijst en de andere werden herzien. In eerste instantie werd iemand die niet voor het behalen van het doel verantwoordelijk is eigenaar gemaakt. Op deze wijze wilden Dremefa bv voor een frisse wind in het proces zorgen. Het bleek helaas niet te werken omdat er niet genoeg prioriteit aan gegeven werd. Besloten is toen om iemand uit het gerelateerde functiegebied eigenaar te maken van het doel.
De rapportage is omgezet naar een stoplicht rapportage waarin aangegeven is wie de eigenaar is van het doel, naar wie deze actie moet ondernemen en in hoeverre het doel al behaalt is. Met de kleuren rood/oranje/groen wordt de voortgang aangegeven.  Gedurende het gehele traject is voortdurende  communicatie geweest naar alle medewerkers. De stoplicht rapportages worden ook op elke afdeling opgehangen.

Dremefa bv is door het traject dat ze doorlopen hebben, en waar nog steeds aan werken, veranderd in een organisatie waarin voorheen medewerkers niet gevraagd werden om mee te denken en veel van boven af bepaald werd naar een organisatie waar medewerkers vrij zijn om ideeën aan te dragen en gevraagd worden om mee te denken in de bedrijfsvoering. Dit heeft er toe geleidt dat het verloop onder de medewerkers is afgenomen, een zeer laag ziekte verzuim, de sfeer omhoog is gegaan, mensen durven mee te denken, het werkplezier omhoog is gegaan en er meer betrokkenheid en loyaliteit is naar de organisatie.

Leave a Reply

1 Trackback

  1. De Sociale Innovatie Puzzel (3): stukje 2 | Ontdekkingsreiziger in een nieuwe tijd

    [...] Dremefa bv bouwt samen met de medewerkers aan een veranderende organisatie [...]