Flexibel roosteren met actieve betrokkenheid medewerkers

Bij Roto Smeets GrafiServices te Eindhoven ligt de nadruk op vellen offset. Kenmerk van deze markt is dat de vraag veel pieken en dalen vertoont en daarnaast erg onvoorspelbaar is. Het management moest geregeld een beroep doen op (vaak dezelfde) medewerkers om in het weekend over te werken. Dit vormde een grote belasting voor die medewerkers, terwijl het bedrijf bij het aannemen van een order er niet van verzekerd was dat er voldoende capaciteit was om de opdracht uit te voeren.

Onder begeleiding van een specialist op het gebied van arbeidstijdenmanagement van adviesbureau Syntro heeft een werkgroep waarin vertegenwoordigers van de drukkers een nieuw flexibel roostermodel ontwikkeld. De werkgroep is gestart met een inventarisatie van de benodigde flexibiliteit. Vervolgens zijn regels opgesteld voor een flexuren-systematiek.

In de nieuwe regeling is opgenomen welke ploeg aan de beurt is om zonodig meer- of minderuren te              werken. Dat geeft Roto Smeets de zekerheid dat de inzet van medewerkers goed aanluit bij de vraag. Omdat is afgesproken dat in de bestaande drieploegendienst er maar één (steeds wisselende) ploeg in aanmerking komt om meer- of minderuren te maken bestaat er twee van de drie weken zekerheid voor de medewerkers over de werktijden. Belangrijk voor de medewerkers is daarnaast ze in onderling overleg mogen uitmaken wanneer ze in het weekend extra uren gaan werken.

Het flexuren- reglement is in nauw overleg met de medewerkers tot stand gekomen. Daardoor ontstond directdraagvlak voor de nieuwe regeling. Voor de medewerkers is het ook belangrijk dat de regeling na zes maanden wordt geëvalueerd. De twijfels of het in de praktijk zou gaan werken konden daardoor worden weggenomen. Al met al was de werkgroep er snel uit. Onder begeleiding van een extern adviseur die veel ervaring had met dit soort systemen kon het reglement in vier bijeenkomsten van de werkgroep worden opgesteld. Binnen de ploegen is tussentijds veel gesproken over de nieuwe werkwijze.

Ali Amras, vestigingsmanager bij Roto Smeets GrafiServices: “Natuurlijk is het systeem niet heel revolutionair. Maar het is nu wel geregeld. Na jaren van gedoe rond meer- en minder werken in het weekend hebben we nu een eerlijke en goede regeling. Ik heb nu zekerheid dat er altijd genoeg bezetting is. Dat werkt stukken makkelijker bij de afdeling verkoop. In de drukkerij weet ik nu dat niet steeds dezelfde medewerkers worden belast. Het proces waarbij de medewerkers zelf meedachten over het reglement is mij erg goed bevallen. De betrokkenheid van de medewerkers bij de organisatie en het werk wordt daardoor nog groter. Voor mijn medewerkers is het van groot belang dat ze zelf de tijden mogen vaststellen als er in het weekend extra gewerkt wordt.”

Voor nadere informatie:  Bart van Goudoever