Zelf bieden op arbeidstijden bij ABN AMRO

26/11/2009 in Cases over flexibilisering, Inspiratie door MKB Krachtcentrale

24 uur per dag bereikbaar willen zijn en toch medewerkers zelf hun werktijden in laten delen? Bij ABN AMRO wordt dit opgelost door het nieuwe planningssysteem inVision. Medewerkers kunnen zelf bieden op welke tijden zij willen werken en zo hun werk beter passend maken met hun privé-leven.

Hierdoor is de werkverdeling een stuk evenwichtiger geworden en kan centraal rekening worden gehouden met verlofdagen, trainingen en werkoverleggen. Daarnaast maakt het nieuwe systeem het mogelijk dat de onregelmatigheidstoeslagen die worden uitgekeerd nu specifiek kunnen worden afgestemd per adviseur.

Aanpak

Voordat de in te roosteren diensten klaargezet kunnen worden, wordt er eerst op week niveau bepaald wat het werkaanbod en benodigde bruto capaciteit is. Aan de hand van deze informatie wordt vervolgens bepaald wat de benodigde adviseurs per kwartier zijn.

Tien weken voordat het rooster ingaat, worden op basis van voorspelde belpatronen diensten aangemaakt die zo nauw mogelijk aansluiten op het verwachte belaanbod. Vervolgens hebben de adviseurs 2 weken de tijd om te bieden op de aangeboden diensten. Ze kunnen hierbij 1^e en 2^e keuzen opgeven. Bieden is overigens niet verplicht. Indien een adviseur geen voorkeuren aangeeft, kan door het systeem hier ook geen rekening mee worden gehouden. De planner zal de medewerker inroosteren voor het aantal uren dat hij/zij contractueel dient te werken. “Natuurlijk biedt dit voordelen, want dit geeft ons wat meer ruimte bij het inroosteren. In praktijk biedt echter meer dan 90% van de adviseurs en daar is het systeem natuurlijk ook voor bedoeld.” vertelt Charlotte Melai, planner.

Na het bieden worden er at random diensten toegewezen door het systeem. Na deze ‘loterij’ hebben de planners 2,5 weken de tijd om de biedingen te vertalen naar een rooster, waarbij de service levels in zo hoog mogelijke mate gehaald kunnen worden en er tegelijkertijd wordt voldaan aan de eisen die wet- en regelgeving aan arbeids-, rust- en pauzetijden stelt. Hierbij is de afspraak dat minimaal 70% van de opgegeven voorkeuren wordt toegewezen aan de medewerkers.

Een kleine 4 weken voordat het rooster ingaat, wordt deze bekend gemaakt bij de medewerkers. Voor een schematische weergave van de planningscyclus, zie figuur 1.

Figuur 1 Planningscyclus ABN AMRO CCC

Implementatie

Het spreekt voor zich dat bij implementatie van het pakket rekening gehouden moest worden met de bestaande CAO-afspraken en procedures op het gebied van ICT-toepassingen.

Het veranderen van de planningsmethode werd zorgvuldig afgestemd met het vertegenwoordigend overleg. Zij waren voor implementatie bezorgd dat het nieuwe pakket voor medewerkers nadelige gevolgen zou kunnen hebben. De met het vertegenwoordigend overleg gemaakte afspraak dat minimaal 70% van de voorkeuren wordt toegewezen wordt ruimschoots nagekomen en de regels en procedures op het gebied van werktijden en toeslagen zijn onveranderd gebleven. Dit alles heeft de situatie voor de adviseurs verbeterd.

Als het gaat om de uitbetaling, dan heeft de nieuwe manier van roosteren gezorgd dat er nu op een meer rechtvaardige manier onregelmatigheidstoeslag wordt uitgekeerd. Eerder ontving iedereen binnen een businesslijn dezelfde toeslag op basis van gemiddelden, terwijl nu de exact gewerkte uren worden meegenomen in de berekening. Elke adviseur krijgt nu dus waar men recht op heeft.

Resultaten

“Er wordt nu een hoger service level behaald met hetzelfde aantal medewerkers en de werkverdeling is een stuk evenwichtiger geworden”, aldus Martijn Hertogs. De Forecast analysten zorgen voor een betere analyse, welke met behulp van het pakket door de planners wordt doorvertaald naar een op de praktijk getoetst aanbod van diensten.

Een ander voordeel van de huidige manier van plannen, is het feit dat alles nu centraal wordt ingepland. Het planningssysteem houdt ook rekening met vakantiedagen, verlof, trainingen en werkoverleggen, waardoor de medewerker met één blik op het rooster weet wat er van hem/haar wordt verwacht. In de oude situatie plande de leidinggevende dergelijke zaken in, waardoor hier nu tijd is vrijgemaakt.

Tot slot geeft deze manier van roosteren de werknemer veel meer zeggenschap over zijn eigen werktijden. Bij de meeste roosters wordt gemiddeld ongeveer 75% van de voorkeursdiensten gehonoreerd. Daarbij blijft de mogelijkheid tot ruilen met collega’s bestaan. Het nieuwe systeem geeft medewerkers ook de mogelijkheid om flexibeler met vakantie-uren om te gaan. Er kan nu zelfs voor 15 minuten vakantie worden opgenomen!